Allgemeine Informationen

30 %-Stelle. Remote-Arbeit ist nicht vorgesehen. Es wird erwartet, dass drei halbe Tage pro Woche im Büro gearbeitet wird, vorzugsweise vormittags.

Wir suchen für einen unserer wichtigen Kunden mit Sitz in Chiasso aus dem Dienstleistungssektor eine/n Verwaltungsassistenten/in

Beschäftigungsgrad: 30 %
Arbeitsort: Chiasso
Homeoffice: Für diese Stelle ist kein Homeoffice vorgesehen

AUFGABEN UND TÄTIGKEITEN
• Betreuung der Telefonzentrale, der Gegensprechanlage und der eingehenden Kommunikation
• Empfang von Gästen, Kunden und anderen Besuchern am Firmensitz
• Entgegennahme, Organisation und Sortierung von Post und Korrespondenz
• Verwaltung des Büromaterials und Überprüfung des entsprechenden Bedarfs
• Digitalisierung und Organisation der Rechnungen zur Weiterleitung an die Buchhaltung
• Vorbereitung und Organisation von Verwaltungsunterlagen
• Backoffice-Tätigkeiten und kleine telefonische Beratungen
• Aktualisierung und Pflege der Standard-E-Mail-Vorlagen im CRM
• Unterstützung bei der Verwaltung der Social-Media-Kanäle des Unternehmens
• Archivierung und Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen
• Allgemeine Unterstützung bei den organisatorischen und administrativen Tätigkeiten des Büros

ANFORDERUNGEN
• Sehr gute Kenntnisse der italienischen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil
• Gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Sorgfalt und Genauigkeit im Umgang mit Dokumenten, Daten und den dazugehörigen Fristen
• Gute Vertrautheit im Umgang mit den wichtigsten IT-Tools und Office-Anwendungen
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, CRM-Systeme und andere digitale Tools zu erlernen und anzuwenden
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, sowohl am Telefon als auch im persönlichen Kontakt
• Bereitschaft zum Kontakt mit externen Ansprechpartnern
• Vertrautheit mit den wichtigsten sozialen Medien und Interesse an der Veröffentlichung und Verwaltung von Online-Inhalten
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Prioritäten sowie Aufgaben effektiv zu organisieren
• Zuverlässigkeit, Diskretion und besonderes Feingefühl im Umgang mit vertraulichen Informationen und Daten
• Teamorientierte, flexible und auf die Unterstützung des Teams ausgerichtete Arbeitsweise

Ihre Bewerbung wird streng vertraulich behandelt und dient zunächst nur der internen Prüfung. Ihre Daten werden erst nach einer persönlichen Kontaktaufnahme durch einen unserer Personalberater an unseren Kunden weitergeleitet.

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